Część A akt osobowych porządkuje dokumenty zbierane na etapie rekrutacji i badań lekarskich. To właśnie tu najłatwiej o pomyłki: ktoś miesza dane kandydata z dokumentami z późniejszego przebiegu zatrudnienia, a potem trudniej odtworzyć całą historię pracownika. W tym artykule pokazuję, co powinno znaleźć się w tej części, czego lepiej do niej nie wkładać i jak prowadzić ją tak, żeby nie sprawiała kłopotów przy kontroli ani przy wydawaniu kopii.
Najważniejsze zasady dotyczące części A akt osobowych
- Ta część obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami lekarskimi.
- Obecnie dokumentacja pracownicza ma 5 części, a część A jest tylko jedną z nich.
- Dokumenty w tej części układa się chronologicznie, numeruje i poprzedza wykazem.
- Do części A nie trafiają umowa o pracę, świadectwo pracy ani kary porządkowe.
- W papierowych aktach przechowuje się odpisy lub kopie poświadczone za zgodność.
- Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty nawiązania stosunku pracy i zwykle wynosi 10 albo 50 lat.
Po co pracodawca prowadzi część A akt osobowych
Patrzę na tę część jak na wejściowy folder do całej historii zatrudnienia. Z jednej strony ma ona pokazać, jakie dane i dokumenty pojawiły się na etapie ubiegania się o pracę, z drugiej - potwierdzić, że pracownik został dopuszczony do pracy po spełnieniu wymaganych formalności, zwłaszcza medycznych. W starszych opracowaniach nadal można trafić na opis czterech części akt osobowych, ale obecnie dokumentacja pracownicza jest podzielona na pięć części.
Ten podział ma sens tylko wtedy, gdy jest konsekwentny. Jeżeli do części A trafiają dokumenty z różnych etapów zatrudnienia, cały system traci czytelność. Dobrze prowadzona teczka ułatwia nie tylko kontrolę, ale też zwykłą, codzienną pracę kadrową: szybciej wydaje się kopie, łatwiej sprawdza braki i nie trzeba zgadywać, gdzie leży konkretny dokument. Skoro wiadomo już, po co ta część istnieje, przechodzę do najważniejszego pytania: co dokładnie powinno się w niej znaleźć.
Jakie dokumenty trafiają do części A
W części A przechowuje się przede wszystkim dokumenty związane z rekrutacją i medycyną pracy. W praktyce chodzi o takie materiały, które pokazują, jakie informacje pracownik przekazał przy ubieganiu się o zatrudnienie oraz jakie czynności były potrzebne, aby dopuścić go do pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej wątpliwości budzą właśnie dokumenty „na granicy” rekrutacji i pierwszych dni pracy, dlatego warto je od razu przypisać do właściwego miejsca.
| Dokument | Dlaczego trafia do części A | Praktyczna uwaga |
|---|---|---|
| Kwestionariusz osobowy, oświadczenia i dane zebrane przy ubieganiu się o zatrudnienie | Pokazują podstawowe dane potrzebne do rozpatrzenia kandydatury i przygotowania zatrudnienia | Przechowuj tylko to, co rzeczywiście zostało zebrane w związku z rekrutacją |
| CV, podanie, kopie dokumentów przedłożonych w procesie rekrutacji | Potwierdzają przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje lub spełnienie wymagań na stanowisko | Jeśli dokument był złożony tylko po to, by ocenić kandydaturę, zwykle właśnie tu ma swoje miejsce |
| Skierowanie na badania lekarskie | Jest elementem obowiązkowego procesu dopuszczenia do pracy | W praktyce powinno być łatwe do odnalezienia razem z odpowiednim orzeczeniem |
| Orzeczenie lekarskie z badań wstępnych | Potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku | To jeden z ważniejszych dokumentów w całej części A, bo ma bezpośredni związek z dopuszczeniem do pracy |
| Skierowania i orzeczenia z badań okresowych oraz kontrolnych | Dokumentują dalsze obowiązki pracodawcy związane z profilaktyką zdrowotną | Warto trzymać je w jednej, logicznej kolejności, bez mieszania z dokumentami z innych etapów zatrudnienia |
Jeżeli dokument został złożony w toku rekrutacji i służył ocenie, czy dana osoba może zostać zatrudniona, bardzo często będzie należał właśnie tutaj. To dlatego część A nie jest „dodatkowym schowkiem”, tylko wydzielonym miejscem na dokumenty z pierwszego etapu kontaktu z pracownikiem. Taki porządek od razu prowadzi do kolejnej ważnej sprawy: czego do tej części nie wkładać.
Czego nie powinno się tam odkładać
Najczęstszy błąd polega na tym, że do części A trafia wszystko, co „jakoś” wiąże się z pracą. To wygodne tylko na początku. Po czasie robi się z tego chaos, bo dokumenty z różnych etapów zatrudnienia przestają być rozróżnialne. Ja stosuję prosty test: jeśli dokument dotyczy nawiązania stosunku pracy, przebiegu zatrudnienia, rozwiązania umowy, kar porządkowych albo kontroli trzeźwości, to prawie na pewno nie jest to część A.
| Dokument | Właściwe miejsce | Dlaczego nie część A |
|---|---|---|
| Umowa o pracę i aneksy | Część B | Dotyczą już nawiązania i przebiegu zatrudnienia, a nie etapu ubiegania się o pracę |
| Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy lub szkoleniem BHP | Część B | To dokumenty związane z rozpoczęciem i wykonywaniem pracy |
| Wypowiedzenie, rozwiązanie umowy, świadectwo pracy | Część C | Odnosi się do zakończenia stosunku pracy |
| Kara porządkowa i dokumenty o odpowiedzialności porządkowej | Część D | Przepisy przewidują dla nich osobną część akt osobowych |
| Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości | Część E | To osobny, wyodrębniony obszar dokumentacji |
| Ewidencja czasu pracy | Pozostała dokumentacja pracownicza, nie akta osobowe | Nie jest częścią akt osobowych, tylko osobnym zbiorem dokumentów pracowniczych |
Taki podział nie jest sztucznym formalizmem. On naprawdę ułatwia życie, zwłaszcza gdy trzeba odtworzyć konkretny fragment historii zatrudnienia albo szybko znaleźć dokument potrzebny do kontroli. Kiedy już wiadomo, co do części A pasuje, warto zadbać o sposób prowadzenia tej teczki.
Jak prowadzić tę część bez bałaganu
W praktyce najlepiej działa prosta, żelazna dyscyplina. Dokumenty w każdej części akt osobowych powinny być ułożone chronologicznie, ponumerowane, a na początku każdej części powinien znajdować się wykaz dokumentów. To nie są detale dla pedantów, tylko podstawowy warunek, żeby teczka była czytelna po miesiącu, roku i po kilku latach.
- Układaj dokumenty w kolejności ich wpływu lub sporządzenia.
- Numeruj dokumenty albo strony tak, żeby dało się szybko sprawdzić kompletność.
- Na początku części A zamieść wykaz wszystkich znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.
- W papierowych aktach przechowuj odpisy lub kopie poświadczone przez pracodawcę albo osobę upoważnioną.
- Oryginały trzymaj tylko do wglądu albo wtedy, gdy sam pracodawca jest ich wystawcą i ma powód, by przechowywać je w aktach.
- Jeśli dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, zadbaj o czytelne odwzorowanie cyfrowe i zgodność treści z dokumentem źródłowym.
Z mojego punktu widzenia najwięcej problemów rodzi nie brak dokumentów, tylko brak logiki w ich układzie. Sama zawartość może być poprawna, ale jeśli nikt nie wie, gdzie co leży i czy niczego nie brakuje, taki zestaw akt trudno uznać za dobrze prowadzony. A to prowadzi prosto do typowych błędów, które wychodzą zwykle dopiero przy kontroli albo przy wydawaniu kopii.
Najczęstsze błędy, które widzę w praktyce
W kadrach błędy w części A powtarzają się zaskakująco regularnie. Nie wynikają ze złej woli, tylko z pośpiechu i z przyzwyczajenia, że „jakoś to będzie”. Niestety z aktami osobowymi to zwykle nie działa. Im dłużej trwa zatrudnienie, tym bardziej liczy się porządek od samego początku.
- Brak wykazu dokumentów na początku części A.
- Mieszanie dokumentów rekrutacyjnych z umową, aneksami albo świadectwem pracy.
- Brak chronologii, przez co trudno ustalić, co zostało złożone najpierw.
- Przechowywanie niesprawdzonych kopii bez potwierdzenia zgodności z oryginałem.
- Wkładanie do teczki dokumentów, które nie są potrzebne do zatrudnienia i tylko ją rozrastają.
- Trzymanie kilku wersji tego samego dokumentu bez oznaczenia, która jest aktualna.
Skutek jest zawsze podobny: więcej czasu przy porządkowaniu, więcej pytań przy kontroli i więcej ryzyka, że dokument zostanie po prostu w złym miejscu. Dlatego wolę porządek prosty, ale konsekwentny, niż rozbudowane systemy, których nikt potem nie stosuje. Przy tej okazji warto jeszcze spojrzeć na archiwizację, bo część A nie żyje tylko do dnia podpisania umowy.
Jak przygotować część A na wieloletnie przechowywanie
Dokumentacja pracownicza ma długi okres przechowywania, więc część A też trzeba prowadzić z myślą o przyszłości. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później, dokumenty przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W starszych przypadkach okres może wynosić 50 lat, chyba że zastosowano przewidziane prawem skrócenie związane z raportem informacyjnym.
W praktyce warto od razu tak organizować tę część, żeby po latach dało się szybko odtworzyć komplet dokumentów. Pomaga w tym jednoznaczna numeracja, aktualny wykaz i brak mieszania wersji. Jeśli pracodawca zmienia postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną albo odwrotnie, musi też zadbać o potwierdzenie zgodności dokumentów i poinformowanie pracowników o zmianie postaci oraz możliwości odbioru poprzedniej wersji.
Gdy patrzę na dobrze prowadzoną część A, widzę przede wszystkim oszczędność czasu. To jeden z tych obszarów prawa pracy, w których porządek naprawdę się zwraca: przy kontroli, przy wydaniu kopii, przy przekazaniu dokumentacji nowemu pracodawcy i po prostu po latach, kiedy nikt już nie pamięta szczegółów rekrutacji. Im wcześniej ta część zostanie uporządkowana, tym mniej pracy będzie wymagała później.
